Дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность это деньги, которые должны вам: покупатели за отгруженный товар, поставщики за выданные авансы, бюджет за переплату налогов, сотрудники по подотчётным суммам. Проще говоря, ваша выручка, которая уже заработана, но ещё не превратилась в деньги на счёте.

Сама по себе дебиторка не проблема, а нормальная часть работы: отсрочка это конкурентное условие, без которого во многих нишах не продать. Проблемой она становится в двух случаях: когда растёт быстрее выручки и когда стареет. Чем дольше долг висит, тем меньше шансов его получить.

Из чего складывается

• Покупатели и заказчики. Основная часть: отгрузили или оказали услугу, деньги придут позже.
• Авансы поставщикам. Вы заплатили вперёд, товар или услугу ещё не получили.
• Переплаты в бюджет. Излишне уплаченные налоги и взносы.
• Подотчётные суммы. Деньги, выданные сотрудникам и пока не подтверждённые документами.
• Займы выданные, в том числе внутри группы компаний.

Дебиторская и кредиторская: не путать

Разрыв между ними определяет, кредитуете вы рынок или рынок кредитует вас. Если вы даёте покупателям сорок пять дней, а поставщики дают вам десять, вы финансируете чужой оборот своими деньгами, и делаете это бесплатно.

Возраст долга решает всё

Общая сумма дебиторки почти бесполезна. Смысл появляется, когда её разложить по возрасту: сколько висит меньше месяца, сколько от месяца до трёх, сколько больше полугода. Это и называется реестром по возрасту долга.

Правило простое: чем старше долг, тем ниже шанс его увидеть. Поэтому работать надо не с общей суммой, а со старшими корзинами, и заниматься долгом на тридцатый день, а не на трёхсотый.

Сомнительная и безнадёжная

Это не синонимы, и разница между ними юридическая.

Сомнительная задолженность это долг, который просрочен и ничем не обеспечен: ни залогом, ни поручительством, ни банковской гарантией. Шанс получить деньги ещё есть.

Безнадёжная это долг, который взыскать уже нельзя. Оснований несколько: истёк срок исковой давности, должника ликвидировали, его исключили из реестра юрлиц как недействующего, либо судебный пристав вынес акт о невозможности взыскания.

Списание дебиторской задолженности

Списывают только безнадёжный долг, и только при наличии основания. Просто «клиент не платит второй год» основанием не является.

Срок исковой давности общий и составляет три года. Считать его надо не с даты отгрузки, а с даты, когда обязательство должно было быть исполнено. Важная деталь: срок прерывается, если должник признал долг. Подписанный акт сверки, частичная оплата или письмо с просьбой об отсрочке обнуляют отсчёт, и три года начинают течь заново.

Порядок действий одинаковый: провести инвентаризацию расчётов, собрать документы, подтверждающие и сам долг, и основание безнадёжности, оформить письменное обоснование и приказ руководителя о списании.

После списания долг не исчезает: его учитывают за балансом ещё пять лет на случай, если должник вдруг заплатит.

Как управлять дебиторкой

• Ведите реестр по возрасту. Без него вы видите сумму, но не видите риск.
• Проверяйте контрагента до отгрузки, а не после просрочки: выписка из реестра, суды, исполнительные производства.
• Зафиксируйте лимит и срок отсрочки для каждого клиента и не отгружайте сверх лимита без отдельного решения.
• Свяжите мотивацию продавцов с оплатой, а не с отгрузкой. Пока премия идёт за отгрузку, дебиторка будет расти.
• Считайте оборачиваемость. Если средний срок сбора вырос с 30 дней до 50, вы уже финансируете клиентов на две трети месяца дольше.

Почему это упирается в деньги

Дебиторка это замороженный оборотный капитал. Чем её больше и чем она старше, тем больше собственных денег вы держите в чужом обороте. Отсюда и самая частая причина кассовых разрывов у прибыльных компаний: прибыль в ОПиУ есть, а на счёте её нет, потому что она стоит в дебиторке.

Читайте также: Прибыль есть, а денег нет · Кассовый разрыв: что делать